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怎样管理自己的电子邮箱?

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发表于 2017-8-26 17:06:12 | 显示全部楼层 |阅读模式
我一共有五个邮箱,一个私用,一个申请账户,一个.edu邮箱,一个公司邮箱,还有一个用来求职。
五个邮箱都经常塞满垃圾邮件,导致我无法及时看到正确的信息。

现在基本所有的网站都要求用邮箱来申请账户。而申请账户时自动订阅的邮件,铺天盖地的涌来,大大分散注意力。我每天都得花大量时间在清理垃圾邮件之上。
邮箱自带的垃圾邮件filter,也会过滤掉我的重要邮件却不删除这些网站的广告邮件。

有没有比较好的管理邮件工具 or 管理邮件的方法,可以分享一下?

补充:
1.同时使用多个邮箱,是一件好事,还是一件坏事?
2.因为邮箱使用了好几年,所以订阅了很多莫名奇妙的东西。有无办法查明所有的subscribe并且取消?
3.对于某些网站的邮件(比如银行,amazon),我无法完全屏蔽,虽然他们经常给我发广告,但是我依然还是得看他们“偶尔”发给我的发票或者账单。这种情况怎么办?
---

这就是为什么我特喜欢Gmail的过滤器功能。
特别是最近Gmail升级了,增加了智能过滤功能,它自动识别出“社交”“促销”“更新”“论坛”这几类邮件,在首页上归入独立tab,而与“主要”邮件区分开。

                               
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(如果你的gmail还没有显示这四个按钮,请通过右侧齿轮按钮-Configure Inbox设置)
iPhone App现在可以设置只推送“主要”的邮件,而不推送上述四大类邮件。

                               
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没有这个自动识别之前,我通过自定义过滤器,稍加维护,自动将各类订阅、促销邮件归类到特定标签内。

                               
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垃圾过滤:Gmail的垃圾过滤十分好用、比较准确,用过都知道。
默认的就能过滤掉绝大多数垃圾邮件了,也可以让它学习……

                               
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代收代发:工作邮箱、学校邮箱这些不得不申请并使用的邮箱,就用POP3收入Gmail,并通过SMTP协议让Gmail以它们的名义发送邮件。

                               
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自定义过滤:工作邮箱还需要细分,再设置一些自定义过滤器:
比如来自直接领导的自动加星强调,收件人是本组邮箱的自动归为本组工作标签,来自hr几个人发的邮件自动归入公司通知标签,发自报警邮箱的归入报警标签乃至自动转发139邮箱立即短信告知。

                               
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还有一些固定通知、备份类邮件,通过过滤器,设置直接存档,不展示在收件箱,不干扰视线,只供备查。

                               
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影子邮箱:
老方法了,拥有example@ http://gmail.com一个邮箱,就相当于拥有了任意加点(比如ex.ample@ http://gmail.com)和任意加字(比如example+zhihu@ http://gmail.com)等无数个邮箱。
注册马甲、垃圾网站注册时用它们,如果发现有大量纯垃圾邮件,可以直接用自定义过滤器删除掉。
整体的思想就是:
把所有邮箱汇总一起,并通过发件人、收件人、标题等信息进行自动过滤,不重要的内容放到次要地方不干扰,重要东西足够集中突出。处理完的就“存档”,收件箱里剩下的就是目前需要处理的几件事儿。
====
我分享一下QQ邮箱的一些使用技巧吧
说实在的QQ邮箱不管是作为工作邮箱还是私人邮箱都是完全足够,我接触到的很多用户也确实是两者结合起来用的,虽然知乎上很多人很不屑QQ邮箱觉得不够专业,但是我想这主要是有先入为主的印象导致,只要你想QQ邮箱完全不输Gmail
一、帐号管理
  • 在 QQ邮箱设置-帐户-默认发信帐号中设置你默认发信帐号

                               
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  • 多帐号管理
在 QQ邮箱设置-帐户-帐户管理 中你可以查看你所有帐户内注册或绑定的帐号,你可以根据需要在 设置 中修改你希望对方看到的中文或英文昵称

                               
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如果有其他QQ系帐号也可以直接绑定

                               
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在网页上部的帐号下拉处直接切换

                               
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  • 帐号安全
如果对帐号不放心,毕竟有很多人是默认记住QQ密码的,可以设置独立密码和文件夹密码。
注:设置独立密码后,如果在其他第三方客户端绑定QQ邮箱密码直接输入独立密码。

                               
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二、反垃圾
   其实不止是QQ邮箱,国内的邮箱饱受诟病的就是垃圾邮件了,我可以很负责任的说QQ邮箱的反垃圾的质量仅次于Gmail
现在基本所有的网站都要求用邮箱来申请账户。而申请账户时自动订阅的邮件,铺天盖地的涌来,大大分散注意力。我每天都得花大量时间在清理垃圾邮件之上。
邮箱自带的垃圾邮件filter,也会过滤掉我的重要邮件却不删除这些网站的广告邮件。
针对题主提到的几个问题一一回答
1.反垃圾的力度提高势必会增加误拦率,QQ邮箱的误拦率其实很低。
    给大家不好的印象我斗胆说是case by case,我个人所有邮件帐号都绑定在QQ邮箱,从未遇到误拦,当然邮箱基数如此庞大,即使是十万百万的误拦率也会有相当一部分用户被坑。我给的建议是,如果发送简历等重要邮件后
     a)在设置-反垃圾-白名单 中添加对方帐号进入 收信地址白名单

                               
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或在设置-收信规则-重要联系人中直接添加帐号,之后你的重要邮件都可以直接进入左侧的重要联系人中查看。

                               
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     b)鼠标右键点击收件箱查看 收信查询(貌似很多人不知道)

                               
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如果看到邮件被拦截,七天内的邮件可以直接取回。(小八卦一下,以前是保存三天,后来有用户投诉到小马哥那里,就改成七天了。哥都脱了还被从被窝里叫出来整到凌晨三点多)
c)如果邮件太多看不过来,建议设置收信规则,鼠标右键目标邮件创建,

                               
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将邮件标记标签为‘亚马逊’

                               
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保存后,你需要查看的邮件就可以在左侧菜单栏很方便的分类查看。

                               
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2.
因为邮箱使用了好几年,所以订阅了很多莫名奇妙的东西。有无办法查明所有的subscribe并且取消?
对于某些网站的邮件(比如银行,amazon),我无法完全屏蔽,虽然他们经常给我发广告,但是我依然还是得看他们“偶尔”发给我的发票或者账单。这种情况怎么办?
对于上面两种问题就可以在 设置-收信规则 中添加相应的受新规则
(1)将地址为huangjixin@zhihu.com的邮件(直接在收件箱选择‘拒收’更省事)直接删掉不看

                               
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(2)将不想看到但是不想删除的邮件直接移动到一个文件夹并标为已读就可以了。

                               
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邮箱的使用技巧有很多,我们做了很多有意思的功能,比如广告邮件聚合等等,后来Gmail也做了同样的产品,唉 也不知道谁抄谁呢。


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 楼主| 发表于 2017-8-26 17:08:35 | 显示全部楼层
两个邮箱:
一个“私用”,私人通讯或可靠的对公通讯,我认为的“可靠”是对方不会拿我的邮箱地址乱注册东西或者倒卖信息,这个要自己斟酌,最彻底的是不用这个账号去对公通讯
一个“公用”,无法满足私用邮箱标准的时候用这个邮箱,包括账号注册、不可靠对公通讯等,一般在注册账号时都会先设定取消无用的订阅
对于补充的几个问题我这样认为:
1.同时使用多个邮箱,是一件好事,还是一件坏事?
一个邮箱方便,多个邮箱可以POP到主邮箱
2.因为邮箱使用了好几年,所以订阅了很多莫名奇妙的东西。有无办法查明所有的subscribe并且取消?
取消订阅估计要一个一个找网站去取消,或者添加过滤;gmail等邮箱有个功能,比如你的账号是user,你可以使用http://user.xxx去注册账号,邮件依然送到user邮箱中,只是收件人是http://user.xxx,你可以在新注册账号是采用这个形式,比如注册知乎用user.zhihu,如果这个地址被spam了,就直接K掉或者找知乎解决(訂正:是user+xxx,而非http://user.xxx,感謝
@ZYin

!)
3.对于某些网站的邮件(比如银行,amazon),我无法完全屏蔽,虽然他们经常给我发广告,但是我依然还是得看他们“偶尔”发给我的发票或者账单。这种情况怎么办?
取消无用订阅,如果发件人地址有别的话可以根据发件人地址过滤


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 楼主| 发表于 2017-8-26 17:11:37 | 显示全部楼层

自己申请域名, 然后挂靠一家提供免费企业邮箱, 做自己的...

最近注册了个新的邮箱,我也来从另一个角度分享一点看法,针对的是有些技术背景且愿意折腾的人。虽不是完全贴切这个问题,但是可以作为参考。
先从个性化说起,全球那么多的免费邮件,可是好用且流行的也就那么几个,无非是Gmail、http://Outlook.com、网易邮箱、QQ邮箱。你现在还想注册个有个性的名字简直比登天还难,总有人比你起得早,很多人不得不在自己喜欢的名字后面加上数字,看起来十分的不舒服。所以申请这类邮箱是很难做到个性化的。对于有些技术背景的人,我的推荐是:自己申请域名,然后挂靠一家提供免费邮件服务的公司,我的邮箱我做主
步骤如下:
  • 注册一个适合自己的域名
  • 找一家提供邮件服务的公司,最好是免费的
  • 设置DNS(MX记录等)
第一步:注册域名,类似免费邮箱,这个其实也得趁早,好的域名早已被注册完了,尤其是.com,.net之类的。这一点鲁迅先生深有体会,他曾经在自己的课桌上刻了一个‘早’字,时刻提醒自己事事得早,所以他有幸拿下了http://luxun.cn。如果你现在才开始给自己找域名,.com之类的传统域名就不用考虑了,位数低的几乎就没有了,位数多的也不容易记忆,不个性化。好在最近推出了很多新的gTLD(Generic Top Level Domain),即通用顶级域名,比如.xyz, .io, .love, .email等等。这里面我力推.email。我已经慢慢的把自己的私人邮箱转到这个后缀了。因为它就是为了邮件而生的,容易记忆。
假如张二狗用了一个免费的邮箱比如ergou.zhang.1995@gmail.com。而他的同学王翠花自己注册了一个cuihua.email的域名,然后给自己设置了一个hi@cuihua.email这样的邮箱,你说那个容易记?我本人的邮箱的模式就是和翠花一样的。第一个hi很容易记忆,就像打招呼一样,最后的域名后缀根本不用记忆,就是单词email,如果用http://outlook.com,可能很多人都不会拼呢,唯一要记的就是你的名字,通常给你发邮件的人本来就知道你的名字,他未必知道你的生日,但是你叫cuihua还是ergou,对方还是容易记住的。这样看来记住hi@<your_name>.email这样的邮箱的难度系数几乎为零。
所以赶紧,趁着.email还有,得早下手了。比如我女儿才4岁多,我已经给她注册好了.email的域名了,这个只是给她将来用来发邮件用的,网站的域名在她出生的几天后就已经注册好了。以后不要忘了年年得续费就可以了。补充一点,如果你不喜欢.email想注册其他的域名,最好注册顶级域名,不建议注册国家级别的,比如.de, .cc, .la什么的,我有一个.in的,有点担心哪天印度出了个新政策,不允许外国人注册,我的域名就保不住了,通常顶级域名不会有这样的问题。
第二步:找一个好的邮件服务提供商。这步也不简单,在Google里输入关键字Free Email Hosting搜一下,能找到不少的服务商。我很早之前用的是微软的,可惜微软这个服务已经不再免费了,之前注册的也不能用了。Google也有类似的服务,我在Google刚刚开通这个服务的就用两个域名注册了两个,当时叫Google Apps,现在改名叫Google Apps for Work。不过坏消息是他们也关闭了免费服务,但是Google比微软厚道一些,对于之前注册过的老用户继续免费,现在的费用大概是每用户每月$10,其实也不低。除了这两家,其实还有http://zoho.com,我给女儿用的就是这个,目前免费。国内的还有网易和QQ,我不知道他们现在还免费不,感兴趣的去研究下。如果免费的你都不满意,也不想用付费的,有个折中的方法,就是自己搭建一个邮件服务器,我在上学的时候,就自己搭了一个邮件服务器,然后给自己的弄了一个.http://edu.cn的邮箱。这个只能针对有点经验、有时间折腾的人,毕竟你得花不少时间去配置、备份、管理等等。
第三步:就是设置DNS,主要是那个MX记录,这个我就不介绍了。网上搜一下很多教程。
这么做的好处太多了,包括上面提到的那些,以我为例,综合如下
  • 个性化,你可以用hi@myname.email,也可以把hi换成i,1,2,a,god等等。自己想换哪个就换哪个。
  • 无限别名地址,Google支持邮件别名转发,比如我的邮箱,hi@myname.email (myname是例子),那个hi其实不重要,你可以把hi换成任何一个单词,数字,我都可以收到。用这个小功能,我可以轻松的注册一些账号,也可以用来在不同的网站使用不同的邮件注册,最终都是用我的默认邮箱管理。
  • 随意的更换服务商,如果你不喜欢当前的,可以再换一家,用免费的邮箱,你不可能做到这点。
  • 可以给你的家人朋友开通以你的名字为域名的邮箱。

邮箱不像微信,MSN,Skype,微博,它在可以预见的未来还将会是一种主要的沟通方式之一,由于它不隶属于某一家公司,不会说倒闭就倒闭了,比如之前的MSN,用户被迫转向Skype,也不会因为各个平台的不同而各有各的用户群。微信的用户不能和Facebook Messenger的用户沟通,邮件则不会这样,它是跨平台的,跨服务商的。
用这些个性化的域名,常常会遇到一些小事情,比如在一些情况下要提供自己的邮箱,当我在电话里报出自己的邮箱名字时候(hi),对方会问:还有呢?然后我说:没了。对方会犹豫一下,很多情况下都会让我确认一下。然后我报了最后的后缀.org(我原来用的是.org的邮箱),也会有不少人嘀咕一下:这个是什么邮箱。
注:目前有不少网站对这些新gTLD支持不够好,比如豆瓣,它会认为.email的邮箱是不合法的邮箱,我已经给他们发邮件了,希望能尽快解决。


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